Biuro wirtualne to adres dla firmy i obsługa jej korespondencji, bez wynajmowania biurka. Wpisujesz ten adres do KRS albo CEIDG, na fakturach i w stopce maila, a recepcja odbiera Twoje listy i daje Ci znać, co przyszło.
W tym poradniku wyjaśniamy, jak usługa działa na co dzień, co mówią przepisy o adresie firmy, na co uważa urząd skarbowy i ile kosztuje biuro wirtualne w Workin przy placu Zamkowym.
Na czym polega biuro wirtualne
Najważniejsza część usługi to poczta. Tak wygląda droga listu zaadresowanego do Twojej firmy.
- List przychodziRecepcja odbiera przesyłki od listonosza i kurierów w każdy dzień roboczy.
- Mail do CiebieDostajesz powiadomienie, a jeśli zgodzisz się na skanowanie, także skan PDF.
- List czekaKorespondencję przechowujemy do 180 dni, paczki do 5 kg i 60 x 60 x 60 cm.
- Odbiór lub przesyłkaOdbierasz osobiście w dni robocze albo prosisz o zbiorczą wysyłkę na swój adres.
Na podstawie zasad usługi Workin. Listów z sądów karnych i przesyłek do rąk własnych nie możemy odebrać za Ciebie: zostawiamy awizo i mówimy, gdzie je odebrać.
Czy biuro wirtualne jest legalne?
Przepisy wymagają od firmy adresu. Nie wymagają, żeby był to lokal, który firma wynajmuje na wyłączność. Urząd skarbowy sprawdza co innego: czy firma naprawdę działa i czy da się z nią skontaktować.
Co mówią przepisy
- Wpis spółki do KRS zawiera jej siedzibę i adres (ustawa o KRS, art. 38).
- Siedziba osoby prawnej to miejscowość, w której działa jej zarząd (Kodeks cywilny, art. 41).
- Przedsiębiorca w CEIDG podaje adres do doręczeń, a stałe miejsce działalności tylko wtedy, gdy je ma (ustawa o CEIDG, art. 5).
Na co patrzy urząd skarbowy
- Może odmówić rejestracji do VAT, gdy dane są nieprawdziwe, firma nie istnieje albo nie da się z nią skontaktować (ustawa o VAT, art. 96 ust. 4a).
- W 2019 r. NSA utrzymał taką odmowę dla spółki z adresem w biurze wirtualnym, której planowana działalność budziła wątpliwości (I FSK 1363/17).
- Ustawa nie wymienia biura wirtualnego wśród powodów odmowy. Odbieraj pocztę, odpowiadaj na wezwania i bądź gotów wskazać, gdzie pracuje zarząd.
Dla adresu ul. Senatorska 2 właściwe są m.in. Pierwszy Urząd Skarbowy Warszawa-Śródmieście, XII Wydział Gospodarczy KRS Sądu Rejonowego dla m.st. Warszawy i oddział ZUS przy Senatorskiej 6/8.
e-Doręczenia. Urzędy wysyłają pisma na adres do doręczeń elektronicznych. Spółki z KRS mają go obowiązkowo od 2025 r., a przedsiębiorcy z CEIDG zarejestrowani przed 2025 r. od 1 października 2026 r. Biuro wirtualne obsługuje papierową część poczty: listy od kontrahentów, banków, kurierów i sądów.
Pakiety i ceny w Workin
Workin ma dwa pakiety. Oba dają adres rejestrowy i korespondencyjny ul. Senatorska 2, odbiór poczty, powiadomienia tego samego dnia i rabat 10% na sale konferencyjne i biurka w budynku.
Adres do KRS, CEIDG i na faktury
Odbiór i przechowanie poczty
Skan 2 zł za dokument
Wszystko z Basic
Do 150 skanów w miesiącu
Numer stacjonarny: odbiera recepcja albo przekierowanie na Twój telefon (120 minut)
| Basic | Mail & telefon | |
|---|---|---|
| 12 miesięcy, płatne co miesiąc | 239 zł | 339 zł |
| 12 miesięcy, płatne z góry | 2 599 zł (ok. 217 zł miesięcznie) | 3 699 zł (ok. 308 zł miesięcznie) |
| Bezterminowo | 259 zł | 369 zł |
| Kaucja zwrotna | 587,94 zł (bezterminowo 637,14 zł) | 833,94 zł (bezterminowo 907,74 zł) |
| Kaucja przy płatności z góry | 300 zł | 300 zł |
Ceny netto, plus 23% VAT, ze strony biura wirtualnego Workin, październik 2026. Umowę przygotowujemy w 24 godziny i podpisujesz ją elektronicznie, także przed rejestracją firmy.
Na rynku warszawskim najprostsze pakiety z samym adresem kosztują kilkadziesiąt złotych miesięcznie, a pełne pakiety z obsługą poczty od około 100 do 340 zł netto. W Workin płacisz za adres w budynku klasy A przy placu Zamkowym, recepcję, skan tego samego dnia i sale spotkań w tym samym miejscu.
Kiedy biuro wirtualne to za mało
Biuro wirtualne rozwiązuje sprawę adresu. Gdy zespół zaczyna się spotykać, potrzebujesz też miejsca do pracy.
Adres, poczta i sala na godziny, kiedy masz spotkanie.
Biuro wirtualne plus coworking albo biurka na godziny w tym samym budynku.
Biuro serwisowane od 1 miesiąca, adres masz w cenie.
Adres przy placu Zamkowym, recepcja na miejscu
Workin mieści się w budynku klasy A na rogu Senatorskiej i Miodowej, kilka minut spacerem od Zamku Królewskiego. Recepcja pracuje w dni robocze od 8:00 do 18:00 i to ona odbiera Twoją pocztę.
Kiedy potrzebujesz spotkać klienta, rezerwujesz salę albo gabinet na godziny w tym samym budynku, z rabatem 10% dla klientów biura wirtualnego.
- Umowa w 24 godziny
- Skan tego samego dnia
- Poczta do 180 dni
- Sale na godziny
Najczęstsze pytania o biuro wirtualne
QCzy biuro wirtualne jest legalne?
ATak. Przepisy wymagają od firmy adresu siedziby albo adresu do doręczeń i nie wymagają, żeby firma wynajmowała pod nim lokal. Ryzyko pojawia się wtedy, gdy firma nie prowadzi żadnej realnej działalności albo nie odbiera pism.
QCzy mogę zarejestrować spółkę pod adresem biura wirtualnego?
ATak. Adres biura wirtualnego wpisujesz we wniosku do KRS jako adres spółki. Umowę z Workin możesz podpisać, zanim spółka powstanie.
QCo to jest wirtualny adres firmy?
ATo adres, którego firma używa w rejestrach, na fakturach i w korespondencji, choć jej zespół na co dzień pracuje gdzie indziej. Operator biura wirtualnego odbiera pod nim pocztę i informuje Cię o niej.
QCo się dzieje z moją pocztą?
ARecepcja odbiera ją w dni robocze i tego samego dnia wysyła Ci powiadomienie, a jeśli chcesz, także skan. Listy czekają do 180 dni. Możesz je odebrać osobiście albo zlecić zbiorczą wysyłkę.
QIle kosztuje biuro wirtualne w Workin?
AOd 239 zł netto miesięcznie przy umowie na 12 miesięcy (pakiet Basic) i 339 zł netto z obsługą telefonu. Przy płatności z góry za rok miesięczny koszt spada do około 217 i 308 zł.
QCzy biuro wirtualne zastąpi e-Doręczenia?
ANie zastąpi. Pisma z urzędów trafiają na Twój adres do doręczeń elektronicznych, a biuro wirtualne obsługuje pocztę papierową od kontrahentów, banków, kurierów i sądów.
Zarejestruj firmę pod adresem Senatorska 2
Wybierz pakiet, a umowę przygotujemy w 24 godziny. Podpiszesz ją elektronicznie, także przed rejestracją firmy.
- Dane firmy albo planowanej spółki
- Wybrany pakiet i okres umowy
- Adres do zbiorczej wysyłki poczty
- Zgodę na skanowanie, jeśli chcesz skany